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POLITICA DE PRIVACIDAD

 

1. OBJETIVO

En esta Política se establecen los lineamientos legales bajo los cuales GF COBRANZAS JURIDICAS SAS. Realizan el tratamiento de la información de clientes, funcionarios y postulantes, estableciendo las finalidades, los derechos de los titulares de los datos personales, así como los procedimientos para el ejercicio de tales derechos ante GF COBRANZAS JURIDICAS SAS.

 

2. ALCANCE

El presente documento se aplica a todas las base de datos y datos personales o de cualquier tipo de información sea física o digital, procesos internos, contratos en ejecución con terceros, a cargo de GF COBRANZAS JURIDICAS SAS. Respetando los criterios para la obtención, recolección, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia, transmisión y actualización de datos personales.

 

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1 DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular o cliente para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

Confidencialidad: La propiedad de que la información sólo sea conocida por aquellas personas que tienen derecho legítimo a conocerla.

Disponibilidad: La propiedad de que la información se encuentre disponible en los puntos de uso cuando ésta sea requerida por una persona autorizada.

Integridad: La propiedad de que la información sea integra, confiable y no haya sido alterada bajo ninguna circunstancia.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquel que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantícelos derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Envío de datos que tiene lugar entre el responsable y el encargado del tratamiento de datos personales, con el fin de realizar alguna actividad por cuenta del responsable de la información.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

 

4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

El tratamiento que GF COBRANZAS JURIDICAS SAS le dará a los datos personales se realizará de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución y la Ley que rigen sus actividades.

Es de anotar que GF COBRANZAS JURIDICAS SAS en desarrollo de sus funciones realizan principalmente el tratamiento de datos personales en calidad de encargado de sus clientes, quienes, a través de acuerdos establecidos para el efecto entre las partes, instruyen a la entidad en torno al uso que puede darle a la información en desarrollo de sus actividades, según las autorizaciones entregadas a ellos por su propios clientes sobre los cuales se realizan las gestiones encardas a la empresa.

Por otra parte, GF COBRANZAS JURIDICAS SAS puede igualmente ser el responsable del tratamiento de determinada información que es recopilada por la misma entidad, de manera autónoma, principalmente aquella relacionada con sus empleados, cuyas finalidades son expresamente autorizadas por parte de cada uno de los funcionarios que laboran para la entidad a través de sus contratos de trabajo.

La información personal recibida para el cumplimiento de las funciones por GF COBRANZAS JURIDICAS SAS de parte de sus clientes y la directamente recopilada, sólo será compartida con sus funcionarios y algunos terceros que colaboran con la entidad y los cuales, para el cumplimiento de sus funciones, deben acceder en alguna medida a la información, tales como el proveedor del servicio de mensajería en relación con la información necesaria para realizar el envío de correspondencia. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia y al cumplimiento de las instrucciones emitidas por parte de los clientes de la entidad en torno a la seguridad y privacidad del tratamiento e intercambio de información.

En general el tratamiento de los tendrá finalidades operativas, de contacto, de administración de cartera, estadísticas, de riesgo y en especial las necesarias en el marco de desarrollo de las funciones, actividades y operaciones comprendidas dentro del objeto social autorizado de GF COBRANZAS JURIDICAS SAS.

4.1 Tratamiento de datos sensibles

GF COBRANZAS JURIDICAS SAS no realizan el tratamiento de datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario y el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento y bajo el entendido que La entidad acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

4.2 Deberes de GF COBRANZAS JURIDICAS SAS como responsable del tratamiento de los datos personales

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012, copia de respectiva autorización otorgada por el titular

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

e) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento o asociado.

g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

j) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.3 Deberes de GF COBRANZAS JURIDICAS SAS, en caso de actuar como encargado del tratamiento de datos personales

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.4 Derecho de los titulares de la información

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto de la ley 1581 del 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución o no sean de aquellos datos sobre los que resulta imprescindible su conservación por tratarse de datos cuyo tratamiento es producto del inicio o manutención de una relación comercial o legal.

Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción de la información

4.5 Derechos de los niños, niñas y adolecentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

4.6 Terceros e información personal

La autorización por parte del titular de los datos personales es indispensable para el tratamiento de su información y es un deber primario de los responsables de la información, entendidos estos como toda “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”, obtener de los titulares los datos autorizaciones adecuadas a las finalidades con las que los mismos serán utilizados, de forma previa al inicio del tratamiento.

En este sentido GF COBRANZAS JURIDICAS SAS para la adecuada prestación de sus servicios de cobranza reciben bases de datos con información que son enviadas por sus clientes, los cuales, al obrar como responsables, deben contar con todas las autorizaciones para el manejo de la información y en tal sentido la recepción de los datos está precedida de acuerdos en donde consta la obligación de utilizar la información únicamente para el cumplimiento de las finalidades autorizadas al responsable de la información.

De acuerdo con lo anterior, GF COBRANZAS JURIDICAS SAS no tienen responsabilidades por el uso que le den a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se les hace entrega de la información por parte de sus clientes

4.7 Para empleados

Los empleados de GF COBRANZAS JURIDICAS SAS pueden hacer su solicitud accediendo a la Intranet Corporativa http://192.168.10.70/intranet/index.php/talento-humano GF COBRANZAS JURIDICAS SAS Podrá modificar estas herramientas o rutas dispuestas en su página web en cualquier tiempo, e informará a sus empleados cuando ello suceda, con el fin de que pueda acceder a la plataforma que permitan ejercer su derecho a consultar, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos.

 

5. PROCEDIMIENTOS

5.1 Atención a peticiones, consultas y reclamos

GF COBRANZAS JURIDICAS SAS a través de servicio al cliente y con el apoyo ya sea, del jefe de procesos, el área de talento humano, atenderán todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a GF COBRANZAS JURIDICAS SAS frente a sus datos personales.

El Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, será únicamente mediante la remisión solicitud a GF COBRANZAS JURIDICAS SAS, a través de medios físicos en la Dirección Carrera 7 No. 59-18, electrónicos, al correo protecciondedatos@gfcobranzasjuridicas.com.co y al teléfono 4894888 OPCION 2 o Escribanos desde nuestra página oficial http://www.gfcobranzasjuridicas.com.co/pqrs; Los cuáles serán respondidos en los plazos que se señalan a continuación:

  •  El titular de la información recibirá una respuesta a su petición, dentro de los siguientes 15 días hábiles.

Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como deudor de obligaciones en la entidad o en las entidades de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos.

En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por terceros u otras materias que los involucra, la entidad efectuará el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

 

6. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

La entidad se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

 

7. LEY Y JURISDICCIÓN

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

 

Fecha de publicación y entrada en vigencia: MARZO 11 DE 2017

 

Los datos personales permanecerán en las bases de datos mientras GF COBRANZAS JURIDICAS SAS Requiera de los mismos para el desarrollo de su actividad o el cliente requiera su modificación, actualización o supresión de los datos.